"Prevara ne počinje spektakularno": Kako nastaju prevare u firmama

Previše poverenja u zaposlene, kontrole koje postoje samo na papiru i vlasnik koji više ne može sve da isprati je najčešći razlog zašto su porodične firme najranjivije i kako se zaštititi od prevara bez složenih procedura. Uoči Međunarodne nedelje svesti o prevarama (15–21. novembar), finansijski forenzičar i sertifikovani istražitelj prevara Vladimir Grabulov govori o tome zašto su porodične firme najranjivije, zašto pro forma kontrole ne rade i kako izgleda istraga koja ne parališe poslovanje. 

Svake godine globalno Udruženje sertifikovanih istražitelja prevara (ACFE) objavljuje globalnu studiju o prevarama u kompanijama. Šta nam govore trendovi? 

Iz godine u godinu se ponavljaju iste stvari. Previše poverenja u ključne zaposlene i nedostatak procesa i kontrola, ili kontrole koje postoje, ali su neadekvatne. Nalazi se ponavljaju toliko dosledno da to više nije statistika, nego obrazac. 

Prevara retko počinje spektakularno. U njenoj pozadini često je prevelika koncentracija ovlašćenja u rukama jedne osobe, koja kontroliše više ključnih procesa, od nabavke i ugovaranja do odobravanja plaćanja. Kada ne postoje jasni kriterijumi, kada se odluke donose diskreciono i bez obrazloženja, a niko ne preispituje kako i zašto su donete, stvara se prostor za zloupotrebe. One najčešće počinju sitnim prestupima koje pojedinac opravdava pred sobom: „ionako sam zaslužio više“, „svi to rade da bi prikazali bolje rezultate“. Kada takvo ponašanje prođe neprimećeno i bez posledica, zloupotrebe vremenom postaju sve ozbiljnije. 

Često iza toga stoji i neki bihevioralni rizik kod zaposlenog: razvod, život iznad mogućnosti, životne neprilike. Prevara po pravilu dugo traje, a šteta je manja kada nema saučesnika – čim je uključeno više ljudi, i iznosi i trajanje rastu. 

Koje firme su najranjivije na prevare? 

Moje iskustvo pokazuje da su ovakvim rizicima posebno izložene firme srednje veličine. Često je reč o porodičnim i nekada malim biznisima koji su brzo porasli, ali njihov način upravljanja nije pratio taj rast. Vlasnik je do juče bio i direktor koji je sam donosio odluke i kontrolisao gotovo sve poslovne procese. Danas to više nije moguće, a kompanija i dalje nema jasno definisane procedure, podeljene odgovornosti i dovoljno ljudi na rukovodećim pozicijama. U takvim okolnostima ne postoji mehanizam kontrole poslovanja i sve se svodi na lično poverenje u zaposlene. Upravo tu nastaje prostor za zloupotrebe, jer niko nema potpun uvid u to ko, kako i na osnovu čega donosi odluke. 

Promo/gbv

Šta najčešće čujete od vlasnika firmi? Koje su zablude o internim kontrolama? 

Prva i najčešća je: „Nama se to ne može desiti, mi se svi poznajemo.“ 

Druga je uverenje da kompanija ima dobre interne kontrole samo zato što postoje određene procedure. Vlasnici često navode dvostruku autorizaciju plaćanja, podelu zaduženja ili prikupljanje više ponuda, izjave/treninge koji zabranjuju mobing, mito i korupciju itd. 

Međutim, kada pogledate kako to funkcioniše u praksi, često se ispostavi da su te kontrole samo formalnost. Nadređeni odobrava plaćanje ili odluku koju je neko drugi pripremio, bez stvarne provere. Prikupe se tri ponude, ali niko ne proverava da li su uslovi unapred prilagođeni određenom dobavljaču ili je konkurencija bila samo prividna. Rukovodstvo toleriše slučajeve mobinga, a neetične radnje su prećutno odobrene zarad poslovnog rezultata. 

Suština je da postojanje procedure nije isto što i postojanje efikasne kontrole. Potrebno je da se objektivno sagleda šta je suština kontrole i kako se ista uspešno sprovodi, jer najčešći (i pogrešan) pristup je da se kontrola zasniva na prikupljanju dokumentacije kojom se dokazuje process. Kada se niko ne bavi time da li je kontrola adekvatno pokrila rizike, kontrole su postale deo “check-liste” što olakšava nastavak upitnih odluka. 

Šta preporučujete malim i srednjim firmama za zaštitu od prevara? 

Pre svega, savetujem im da ne uvode komplikovane procedure i da od svojih firmi ne prave mini-korporacije. Nije realno očekivati da će neko u žurbi zaista krenuti da konsultuje priručnike od pedesetak stranica, niti manje firme imaju dovoljno zaposlenih da svako kontroliše svakoga. 

Takođe, ulaganje u savremena tehnološka rešenja može značajno da ubrza poslovne procese, ali i da stvori lažan osećaj sigurnosti. Često se veruje da je samom digitalizacijom procesa obezbeđena i adekvatna kontrola. Međutim, softver ne može da zameni kritičko preispitivanje odluka. Ako su ovlašćenja loše postavljena, podaci koje unosimo nepouzdani, a odobravanja se svode na automatsko potvrđivanje, samo smo digitalizovali postojeće slabosti. 

Pristup mora biti prilagođen konkretnoj firmi, njenoj veličini i stvarnim rizicima. U maloj firmi cilj je da se posao završi brzo i efikasno. Ako vlasnik već zna koga želi da angažuje, nema potrebe da prikuplja tri ponude i simulira veliki korporativni tender. Važnije je da postoji jasno obrazloženje odluke, da su potencijalni sukobi interesa poznati i da se povremeno proverava da li firma zaista dobija ono što je ugovorila, pod tržišno opravdanim uslovima. 

Pored internih prevara, da li postoje i drugi rizici na koje kompanije treba da obrate pažnju? 

Naravno, interna prevara je samo jedan od rizika sa kojima se kompanije suočavaju. Problemi mogu nastati i u odnosima sa poslovnim partnerima, između suvlasnika, zbog skrivenih sukoba interesa, štetnih poslovnih odluka ili neusklađenosti sa regulatornim zahtevima. 

Finansijska forenzika ima mnogo širu primenu od same istrage prevara. Ona obuhvata preventivno prepoznavanje i procenu rizika, otkrivanje nepravilnosti, ali i reagovanje u kriznim situacijama, kada je potrebno sprovesti istragu, utvrditi odgovornost ili obezbediti dokaze za poslovni ili sudski spor. 

Kompanija može godinama da posluje bez očiglednih problema, a da tek nakon inspekcijskog nadzora, zahteva regulatora ili pokretanja spora shvati da nema dovoljno dokumentacije da objasni kako su određene odluke donete, na osnovu čega i ko je za njih odgovoran. 

Zato je važno da kompanija prepozna rizike kojima je najviše izložena i unapred definiše kako će na njih reagovati. To ne moraju biti komplikovane procedure, već jasni procesi odlučivanja, odgovornosti i postupanja kada nešto pođe po zlu. Preventivne forenzičke provere mogu pomoći da se na vreme prepoznaju problematični poslovni odnosi, skrivene vlasničke veze ili slabosti u kontrolama. 

A kada do problema ipak dođe, cilj istrage nije samo utvrditi šta se dogodilo i ko je odgovoran. Jednako je važno otkloniti uzroke, unaprediti način poslovanja i smanjiti mogućnost da se ista situacija ponovi. Suština je da kompanija bude sposobna da na rizike odgovori pravovremeno i efikasno, umesto da svaki put iznova "gasi požar".